Chắc chắn bất cứ group chat nào cũng cần phải đưa ra những quy định chung để giữ được nề nếp, cũng như tránh sự xung đột. Điều này đồng nghĩa phải có luật nhóm Messenger chung dành cho tất cả thành viên.
Tuy nhiên, không phải admin nào cũng biết cách đưa ra những quy tắc phù hợp cho tất cả mọi người. Do đó, hãy để Thủ Thuật Messenger đưa đến cho người dùng những cách thiết lập quy tắc quan trọng trong nhóm ngay sau đây.
Vì sao cần đến luật nhóm Messenger cho các admin
Chắc chắn các luật nhóm Messenger sẽ không liên quan đến Facebook hoặc Meta, đơn giản chỉ là những quy tắc giữa những member trong nhóm. Cụ thể, những quy tắc này mang đến nhiều điểm quan trọng như sau:
- Bảo mật cao về dữ liệu: Các quy tắc nhóm giúp bảo vệ những thông tin quan trọng được chia sẻ, đảm bảo chúng không bị lạm dụng hoặc tiết lộ trái phép.
- Hạn chế mâu thuẫn giữa các thành viên: Bằng cách nêu rõ quyền và trách nhiệm mà mỗi thành viên cần tuân theo, luật nhóm giúp giảm thiểu đáng kể các xung đột không cần thiết trong quá trình tương tác.
- Thúc đẩy sự văn minh: Tạo ra một môi trường giao tiếp hòa đồng, lành mạnh và có tổ chức, nơi mọi người cảm thấy thoải mái và được khuyến khích tương tác một cách tích cực.
- Tạo sự tích cực trong cộng đồng: Đặc biệt đối với các group kinh doanh, khi khách hàng có một không gian được quản lý tốt để thảo luận, hỏi đáp và nhận phản hồi nhanh chóng, họ sẽ cảm thấy được quan tâm, từ đó tăng độ trung thành với thương hiệu…
Những dạng nội quy nhóm trên Messenger phổ biến
Trước khi đi sâu hơn về cách đặt ra những luật nhóm Messenger cho những trưởng nhóm hoặc admin, mọi người cần biết một vài dạng quy tắc chung được áp dụng cho các group chat bao gồm:
1. Nội quy liên quan đến giao tiếp hàng ngày
Bất cứ một nhóm chat nào đều phải chú trọng đến vấn đề trò chuyện và giao tiếp mỗi ngày của các thành viên, nên cần quan tâm đến:
- Sự tôn trọng – lịch sự: Mọi thành viên cần giao tiếp lịch sự và tôn trọng lẫn nhau khi trao đổi vấn đề bao gồm việc không sử dụng ngôn ngữ thô tục, xúc phạm, lăng mạ, chửi bới,…
- Không được phân biệt đối xử: Không gửi nội dung hàm ý phân biệt đối xử hay xúc phạm thành viên khác.
- Giữ sự chuyên nghiệp (ưu tiên nhóm công ty): Tin nhắn nên ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề và trả lời đầy đủ. Tránh lạm dụng chữ in hoa, in đậm, hoặc dấu câu cường điệu vì chúng có thể bị hiểu là la hét hoặc gây áp lực.
- Duy trì sự lành mạnh trong nhóm: Đảm bảo mọi thành viên đều cảm thấy thoải mái khi tham gia thảo luận và tôn trọng ý kiến, quan điểm của người khác…
2. Quy tắc chia sẻ thông tin vào nhóm
Để nội quy nhóm trên Messenger có sự chuyên nghiệp nhất định, thì các thành viên bắt buộc phải quan tâm đến những nội dung mình chia sẻ vào nhóm chat bao gồm:
- Ưu tiên sự hữu ích về thông tin: Chỉ chia sẻ những thông tin liên quan đến chủ đề của cuộc trò chuyện và không spam tin nhắn thông tin không liên quan.
- Đã được kiểm chứng: Đảm bảo chia sẻ thông tin đã kiểm chứng, chuẩn xác, tránh lan truyền tin giả.
- Đề cao tính đạo đức: Tránh gửi thông tin nhạy cảm, sai lệch, bạo lực, hoặc trái đạo đức.
- Không chia sẻ thông tin cá nhân: Tránh đăng tải các nội dung cá nhân không phù hợp hoặc không liên quan đến mục đích chung của nhóm.
3. Quyền riêng tư trong nhóm chat
Bất cứ luật nhóm Messenger nào từ group gà mờ cho đến chuyên nghiệp đều cần đến sự riêng tư nhất định bao gồm:
- Chỉ add thêm người đã kiểm duyệt thông tin: Quản trị viên và thành viên nên chỉ thêm những người thực sự tin cậy vào nhóm để đảm bảo an toàn thông tin.
- Hạn chế chia sẻ các link hoặc tệp tin: Luôn cẩn thận khi nhấp vào các liên kết hoặc tệp đính kèm được chia sẻ trong nhóm và tránh cung cấp thông tin cá nhân hoặc mật khẩu theo yêu cầu không xác minh.
- Phải dùng phiên bản Mess mới nhất: Luôn cập nhật phiên bản Messenger mới nhất để tận dụng các cải tiến về an ninh và bảo mật.
- Đừng để lộ thông tin cá nhân: Thành viên cần hết sức cẩn trọng khi chia sẻ thông tin cá nhân hoặc nhạy cảm trong nhóm…
Tham khảo thêm những tính năng về nhóm trên messenger:
- Tới Công Chuyện Với Cách Lấy Link Nhóm Messenger Cực Dễ
- Cách Xóa Thành Viên Trong Nhóm Messenger Trị Mem Cứng Đầu
- Cách Tag All Trên Messenger Triệu Tập Nhanh 500 Anh Em
Quy trình thiết lập quy tắc cho nhóm Messenger
Để đưa ra được một luật nhóm Messenger chuẩn chỉnh và phù hợp với tất cả thành viên, bạn cần quan tâm đến những quy trình bao gồm chuẩn bị những dữ liệu quan trọng, tạo một nhóm mới, thiết lập quy tắc nhóm chung và quản lý nhóm theo nội quy.
1. Chuẩn bị những dữ liệu cần thiết
Nhằm đem đến một quy định quan trọng, thì người dùng bắt buộc phải tiến hành xác định những thông tin quan trọng như:
- Mục tiêu chính của group chat: Quản trị viên cần xác định rõ ràng nhóm Messenger sẽ được sử dụng cho mục đích gì (trao đổi công việc, học tập, CSKH, buôn bán, giải trí…) và phạm vi hoạt động cụ thể của nhóm.
- Lên list các thành viên: Cần có đầy đủ thông tin về các thành viên dự kiến sẽ tham gia nhóm để dễ dàng thêm họ vào.
- Phân chia quyền hạn của member: Phân chia cụ thể từng vai trò cho các thành viên trong nhóm (quản trị viên và thành viên thường) và các quyền hạn tương ứng ( thêm/xóa thành viên, chỉnh sửa thông tin nhóm,…).
- Chọn tên cho phù hợp: Lựa chọn một tên nhóm rõ ràng, thể hiện đúng danh tính và mục đích của nhóm (“Hỗ trợ khách hàng ABC”, “Phòng Sale XYZ”)…
2. Tiến hành tạo nhóm với danh sách đã lên
Khi đã có đầy đủ những thông tin cần thiết, người dùng bắt đầu tạo nhóm trên Mess bằng cách Tạo tin nhắn mới > Chọn Tạo nhóm chat > Thêm các thành viên cần thiết > Nhấn vào Tạo rồi bắt đầu đặt tên, ảnh đại diện và mô tả cho nhóm.
3. Công bố danh sách quy tắc quan trọng
Nếu đã đầy đủ những thành viên trong nhóm, admin bắt đầu gửi luật nhóm Messenger đến cho những người trong group. Tuy nhiên, mọi người cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi công bố đến cho tất cả những người khác.
4. Quản lý nhóm một cách kỹ lưỡng
Sau khi đã công bố những quy tắc quan trọng cho người dùng khác trong nhóm, các admin cần tiến hành quản lý bằng những hành động như sau:
- Quan sát và theo dõi hoạt động của thành viên theo những quy tắc đã công bố trước đó.
- Xử lý nhanh những trường hợp vi phạm hoặc cố tình vi phạm nhiều lần sau khi đã nhắc nhở.
- Cập nhật và thay đổi quy tắc theo tình hình hoạt động của nhóm và số lượng thành viên.
- Review và đánh giá những quản trị viên mà bạn đã phân quyền để thấy sự hiệu quả trong quản lý…
Tổng hợp những quy tắc dành cho hội nhóm Mess
Thông thường, những quy tắc theo dạng công bố chữ sẽ rất đa dạng và tuỳ biến theo mỗi mục tiêu của nhóm, nhưng mọi người cũng hoàn toàn có thể tham khảo qua một dạng quy tắc khá phổ biến như sau:
“Chào toàn thể thành viên
Để nhóm hoạt động hiệu quả, văn minh và tránh những hiểu lầm không đáng có, admin xin phép nhắc lại một số quy định chung mà tất cả thành viên cần lưu ý:
- Luôn dùng từ ngữ lịch sự, tránh gây kích động, xúc phạm.
- Tuyệt đối không kỳ thị, phân biệt giới tính, vùng miền, tôn giáo…
- Không tự ý quảng cáo, chia sẻ link bán hàng, spam tin nhắn.
- Không chụp màn hình, trích dẫn nội dung nhóm ra bên ngoài khi chưa được sự đồng ý.
- Đọc kỹ các tin trước khi phản hồi để tránh lặp lại thông tin.
- Hạn chế nhắn vào giờ khuya (trừ trường hợp cần thiết).
- Có thể “like” tin nhắn để xác nhận đã đọc/thống nhất.
- Mỗi khi gửi file/link, vui lòng ghi rõ nội dung kèm theo để mọi người tiện theo dõi.
- Mọi thành viên vui lòng thực hiện theo chỉ đạo chung từ admin để đảm bảo sinh hoạt nhóm ổn định.”
Lời kết
Với những quy tắc liên quan đến luật nhóm Messenger, người dùng đã dễ dàng hơn trong vấn đề setup những điều khoản. Nếu vẫn còn bất cứ một thắc mắc nào đó, đến ngay với Thủ Thuật Messenger để biết cách xử lý nhanh chóng.
